Algemene voorwaarden voor de bijeenkomsten van de VRC

Artikel 1. Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van de Vereniging van Registercontrollers (hierna te noemen ‘VRC’) met een deelnemer met betrekking tot het (doen) verrichten van diensten door VRC, waaronder begrepen – doch niet gelimiteerd tot – het verzorgen van ledenbijeenkomsten, seminars, en congressen, (hierna te noemen ‘bijeenkomsten’) alsmede het ter beschikking stellen van personen, ruimten en materialen, e.d. en alle daaruit voortvloeiende geschillen.

Artikel 2. Aanmelding

Een deelnemer kan zich aanmelden via de internetsite www.vrc.nl, door te klikken op de bijeenkomst van zijn of haar keuze en desbetreffende aanmeldpagina in te vullen.

De overeenkomst tussen de deelnemer en VRC komt tot stand door de schriftelijke of elektronische bevestiging door VRC aan de deelnemer van diens schriftelijke of elektronische aanmelding.

Aanmelding voor de bijeenkomsten die plaatsvinden in Nederland, België, Suriname, Aruba of op de Nederlandse Antillen is mogelijk tot één dag voor aanvang van de bijeenkomst. Indien aanmelding geschiedt binnen 10 werkdagen voorafgaand aan aanvang van de bijeenkomst, behoudt VRC zich het recht voor eventueel bijbehorend materiaal pas na afloop van de bijeenkomst aan de deelnemer te versturen of online beschikbaar te stellen.

Aanmeldingen worden in volgorde van binnenkomst behandeld; indien een deelnemer niet kan worden geplaatst ontvangt desbetreffende deelnemer daarvan schriftelijk, elektronisch of telefonisch bericht.

Degene die zich heeft aangemeld verbindt zich voor de gehele bijeenkomst.

Elke deelnemer ontvangt elektronisch dan wel per post een deelnamebevestiging aan de bijeenkomst binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanmelding.

VRC contracteert met de individuele deelnemer, niet met het kantoor c.q. de werkgever waarvoor de persoon werkzaam is. Het staat de deelnemer vanzelfsprekend vrij om de factuur door het kantoor c.q. de werkgever te laten voldoen (“factuuradres”) maar de deelnemer blijft zelf te allen tijde verantwoordelijk voor volledige en tijdige betaling.

Artikel 3. Prijzen

De uitingen in de door VRC gepubliceerde brochures, folders en andere communicatiemiddelen zijn bindend, tenzij in een schriftelijke overeenkomst een andere prijs is overeengekomen.

VRC heeft het recht de prijzen te allen tijde te wijzigen, met dien verstande dat na bevestiging van een bijeenkomst de op dat moment geldende prijs zal blijven gelden, tenzij de bijeenkomst wordt geannuleerd en naar een latere datum wordt verschoven (zie artikel 6), in welk geval de ten tijde van de nieuwe bevestiging geldende prijs van toepassing is. Genoemde prijzen luiden in euro’s. VRC is niet gehouden aan druk- en zetfouten in eerder genoemde brochures, folders en andere commerciële uitingen.

Artikel 4. Betalingsvoorwaarden

Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen dient de deelnemer 100 procent van de deelnamekosten uiterlijk 1 maand na factuurdatum te (laten) voldoen.

Indien het verschuldigde bedrag niet tijdig is voldaan, heeft VRC het recht de overeenkomst niet uit te voeren dan wel voortijdig te beëindigen. Alsdan wordt een overeenkomst beschouwd als door de deelnemer te zijn geannuleerd en zijn de annuleringspercentages van toepassing zoals vermeld in artikel 5.

Artikel 5. Annulering door deelnemer

Gehele of gedeeltelijke annulering van een overeenkomst door een deelnemer dient schriftelijk plaats te vinden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van ontvangst van het schrijven dan wel de email.

Indien een deelnemer een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert voor of op de overeengekomen datum/data van uitvoering, dan is de deelnemer de volgende annuleringskosten verschuldigd:
- 31 dagen of langer voor de datum/data van de bijeenkomst: kosteloos.
- 30 tot 16 dagen voor de datum/data van de bijeenkomst: 50 procent van het overeengekomen bedrag;
- tot 15 dagen voor de datum /data van de bijeenkomst: 100 procent van het overeengekomen bedrag;

Bij verhindering kan een deelnemer zich zonder bijkomende kosten laten vervangen door een ander, mits schriftelijk of elektronisch gemeld vóór aanvang van de bijeenkomst. De deelnemer blijft de gehele oorspronkelijke prijs verschuldigd.

Artikel 6. Annulering c.q. wijziging door VRC

VRC heeft het recht zonder opgave van reden wijzigingen (waaronder, doch niet uitsluitend de inhoud, de opzet, de docenten, het materiaal, de datum, het tijdstip, de locatie) aan te brengen in aangekondigde bijeenkomsten en aangekondigde bijeenkomsten af te gelasten.

In geval van afgelasting van een bijeenkomst heeft de deelnemer recht op terugbetaling van het volledige door de deelnemer aan VRC betaalde bedrag.

In geval van wijziging van de datum, het tijdstip of de locatie van een bijeenkomst wordt de deelnemer schriftelijk of elektronisch geïnformeerd.

Tenzij anders overeengekomen, kan een deelnemer binnen 14 dagen na dagtekening van het schrijven of email betreffende de wijziging kosteloos annuleren door middel van een schrijven of email, in welk geval de deelnemer recht heeft op terugbetaling van het volledige door de deelnemer aan VRC betaalde bedrag.

Artikel 7. Klachtenprocedure

Klachten dienen binnen 14 dagen na constatering gemotiveerd aan VRC te worden meegedeeld. Binnen 5 werkdagen ontvangt de verzender een bevestiging van ontvangst. Alle klachten worden vertrouwelijk en binnen 4 weken na ontvangst behandeld. De uitgebreide klachtenprocedure staat beschreven op de pagina Klachtenprocedure.

Het indienen van een klacht laat de nakoming van de betalingsverplichtingen onverlet.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

VRC spant zich in om alle activiteiten kwalitatief optimaal te verrichten, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Niet uitgesloten kan worden dat desondanks foutieve inhoudelijke informatie wordt verstrekt, hetzij door de spreker/inleider tijdens de bijeenkomst, hetzij in het schriftelijk materiaal dat als onderdeel van de activiteit aan de deelnemer wordt verstrekt. VRC sluit iedere aansprakelijkheid hiervoor uit, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens VRC en/of haar leidinggevenden.

De gehele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van VRC jegens de deelnemer aan een bijeenkomst is beperkt tot aansprakelijkheid met betrekking tot directe schade (waaronder niet begrepen indirecte schade, gevolgschade, verminderde goodwill, bedrijfsstagnatie en geldelijk verlies of geldelijke schade); met een maximum van het totaalbedrag aan vergoedingen die de deelnemer uit hoofde van de overeenkomst aan een bijeenkomst aan VRC heeft voldaan, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid zijdens VRC en/of haar leidinggevenden.

De deelnemer vrijwaart VRC tegen alle vorderingen van derden – waaronder begrepen doch niet beperkt tot de werkgever dan wel werknemers van de deelnemer – die hetzij rechtstreeks hetzij indirect voortvloeien uit de in het kader van de overeenkomst verrichte werkzaamheden.

Artikel 9. Overmacht

In het geval dat de VRC door overmacht wordt verhinderd om de overeengekomen dienstverlening/ werkzaamheden geheel of gedeeltelijk uit te voeren, heeft VRC het recht om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, dit naar keuze van VRC, zonder dat VRC tot vergoeding van enige schade is gehouden.

Onder overmacht wordt mede – maar niet uitsluitend – verstaan verhinderingen aan de zijde van de docent, zoals verhindering door (persoonlijke) omstandigheden als ziekte of overlijden van de spreker/inleider dan wel naasten van de docent en omstandigheden in weer of verkeer die een vertraging of verhindering van de spreker/inleider veroorzaken.

Artikel 10. Verwerking van persoonsgegevens

Als een deelnemer zich aanmeldt voor een bijeenkomst uit het aanbod van VRC worden de persoonsgegevens gebruikt bij het samenstellen van een deelnemerslijst (persoonsnaam, naam werkgever en functie). Tevens worden de gegevens van personen die geen Registercontroller  of Registeraccountant zijn opgenomen in het klantenbestand om de deelnemer in de toekomst te kunnen informeren over VRC activiteiten. Indien een deelnemer bezwaar heeft tegen het opnemen van gegevens in het klantenbestand dan kan de deelnemer dat door middel van een separaat schrijven of door middel van een email aangeven. De gegevens van een deelnemer worden niet zonder toestemming van de desbetreffende deelnemer aan derden verstrekt, tenzij enig wettelijk voorschrift hiertoe verplicht. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. VRC handelt in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 11. Intellectueel eigendom

Het is niet toegestaan om enig(e) van of namens VRC in het kader van de bijeenkomst verkregen informatie en (werk)materiaal, al dan niet met inschakeling van derden, geheel of ten dele te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Het maken van beeld- en/of geluidopnamen tijdens de bijeenkomst is uitdrukkelijk verboden. VRC dan wel de spreker/inleider is auteursrechthebbende op het lesmateriaal, voor zover het lesmateriaal niet anders vermeld.