Case: ESF-subsidie, zegen of werkverschaffing?

Plaats uw reactie onderaan deze pagina!

Fictie of werkelijkheid

De gedragscode van de VRC gaat pas echt leven als u er regelmatig even over nadenkt. Kan een praktijksituatie, waarvoor u zich geplaatst ziet, leiden tot handelingen die strijdig zijn met de gedragscode.

In dit artikel wordt een case beschreven over de verantwoording van ESF-subsidies. Het betreft fictie doch er is weinig fantasie voor nodig om in te zien dat RC’s ook in werkelijkheid regelmatig worden geconfronteerd met overdreven gedetailleerde vragen van overheidsinstanties.

Situatieschets

Eén van de speerpunten van de Europese Gemeenschap is om sociale innovatie gericht op verhoging van de arbeidsproductiviteit te bevorderen. Hiervoor kunnen bedrijven in de periode 2007 – 2013 een beroep doen op ESF-subsidie. Een bekend retailbedrijf ziet hierin een mooie kans om de stijging van zijn loonkosten in de toekomst te beperken. Samen met een adviesbureau is een methode bedacht om met behulp van zelfsturende groepen wekelijkse een efficiëntere urenplanning te maken. Er wordt met hulp van het adviesbureau een projectvoorstel geschreven ten behoeve van de subsidie aanvraag. Nog niet alle details van het project zijn geheel uitgekristalliseerd. Voor de zekerheid worden er wat meer uren van eigen medewerkers in de begroting van het projectvoorstel opgenomen. In totaal gaat het project om €120.000. De subsidie aanvraag is gelukkig tijdig ingediend en het beschikbare budget van €100 miljoen voor 2009 is nog niet op. Er volgt bericht dat het project voor subsidie in aanmerking komt en dat achteraf conform de geldende regels gemaakte kosten en uren moeten worden verantwoord. Iedereen is blij ook eens iets van Brussel te krijgen. Het project is in tussentijd al gestart en de afdeling opleidingen wordt zonder al te veel ervaring met ESF-subsidies door de directie verantwoordelijk gemaakt voor de rapportage van de kosten en bestede uren. Aan het einde van het jaar blijkt een deel van de voor subsidie in aanmerking komende uren niet geregistreerd te zijn.

De afdeling Opleidingen, die ook wel snapt dat de verantwoording van de kosten en bestede uren moet aansluiten bij de werkelijkheid, zit met de handen in het haar en roept de hulp in van een junior medewerker van de afdeling Controlling in. Samen zijn ze het er over eens dat het niet gaat werken om de medewerkers in de winkels die aan de pilot ‘zelfsturende groepen ten behoeve van de urenplanning’ hebben meegedaan alsnog te vragen om een juiste gedetailleerde opgave te doen van de bestede uren aan het project. Na 13 weken worden alle te archiveren documenten, inclusief de urenverantwoording, naar het hoofdkantoor gezonden. Bovendien worden wel projecturen genoteerd maar niet aan welk project deze uren per persoon zijn besteed. In de overtuiging dat de uren daadwerkelijk zijn besteed wordt 50% van de door de betreffende medewerkers aan projecten bestede uren aan het ESF-project toegerekend. Zo kan het verantwoordingsformulier toch nog op tijd worden ingestuurd.

Kernvraag

Tekent u voor ESF projectaanvragen en projectverantwoordingen?

Laten we aannemen dat u op de hoogte bent van de te hoge subsidieaanvraag vooraf en de moeizame verantwoording van de uren achteraf. Of u feitelijk namens de directie de ESF-subsidie aanvraag en de kostenverantwoording tekent of niet, als eindverantwoordelijke voor de financiële functie en als RC bent u wel gehouden aan de gedragscode van de VRC!

Mag u meewerken aan een te hoge subsidie aanvraag waardoor mogelijk andere bedrijven achter het net vissen? En volstaat u met een benadering van de bestede projecturen om de subsidie van 75% van de projectkosten van €120.000 veilig te stellen?

Relevante fundamentele beginselen

Strookt de gang van zaken met de eisen die de VRC Gedragscode stelt aan uw Integriteit, Objectiviteit, Deskundigheid en zorgvuldigheid, Geheimhouding en Professioneel gedrag?

De fundamentele beginselen die bij het aanvragen en verantwoorden van ESF-subsidies ter discussie staan zijn Integriteit (art. 2.2) en Professioneel gedrag (art. 2.6).

Aanvullende overwegingen naar aanleiding van reacties op de ESF-subsidie case

Bij het indienen van de subsidieaanvraag mag van een RC verwacht worden dat er een goed onderbouwde begroting aan ten grondslag ligt. Dat hierbij aannamen inclusief een redelijk percentage onvoorzien moeten worden gedaan is gebruikelijk en niet strijdig met het integriteitbeginsel.

Bij het verantwoorden van bestede uren mag van een RC worden verwacht dat gerapporteerde cijfers juist zijn. Het ontbreken van voldoende gespecificeerde urenverantwoordingen is strijdig met het professionaliteitbeginsel en het integriteitbeginsel. De overheid mag op grond van het professionaliteitbeginsel van een RC verwachten dat de regels, die gelden voor het verkrijgen van ESF-subsidie, te allen tijde correct worden toegepast. Dit is niet het geval en volgens de ESF-regels formeel reden voor de overheid om subsidie te onthouden. Het ontbreken van een correcte, voldoende gedetailleerde, urenverantwoording is bovendien strijdig met het integriteitbeginsel, dat stelt dat van een RC altijd mag worden verwacht dat verstrekte informatie een deugdelijke grondslag heeft.

Achteraf bezien kan slechts worden geconcludeerd dat afgezien zal moeten worden van ESF-subsidie. Dit was niet nodig geweest als door de controllingafdeling tijdig hulp was geboden aan de afdeling Opleidingen bij het implementeren van een correcte urenverantwoording voor dit project. Het zorgvuldigheidbeginsel, dat er van uitgaat dat ‘ bij het uitvoeren van opdrachten of andere taken voorzichtig, gedegen en tijdig te werk wordt gegaan’, vereist in dit geval dat voor de start van het project de financieel eindverantwoordelijke RC er op toe ziet dat een deugdelijke urenverantwoording wordt ingevoerd.

Het is maar de vraag of de afdelingen Opleidingen of Operations terecht de zwarte piet voor de misgelopen ESF-subsidie krijgt toebedeeld. Dit nog los gezien van de vraag of ESF-subsidie per saldo alle bestede administratieve uren aan een correcte toepassing van de regels wel waard is.

Naleving en handhaving

De controller dient de ESF zo spoedig mogelijk te informeren over de kwaliteit van de kostenverantwoording. Via een toelichtende brief aan de ESF dienst bij de in te sturen kostenverantwoordingsformulieren kan de controller proberen de schade van een eventuele boete en korting op de subsidie te beperken.

Consequenties voor de Registercontroller

Als zou blijken dat de controller de kostenverantwoording ten behoeve van de ESF willens en wetens niet heeft gecorrigeerd, zal hij wanneer iemand (zijn baas, Agentschap SZW, de VRC) een klacht over hem indient, schuldig worden bevonden door de Raad van Tucht.

Auteurs:
Ir. Jan Kooiker RC, Ir. Han Schoonderbeek RC