Deel 3 Aanpak van gedragsmatige dilemma’s

3.1 Bij het evalueren van de naleving van de fundamentele beginselen kan de Registercontroller zich genoodzaakt zien om een gedragsmatig dilemma op te lossen bij de toepassing van de fundamentele beginselen.

3.2 Bij het langs formele of informele weg oplossen van een gedragsmatig dilemma moet de Registercontroller, individueel of in samenwerking met anderen, tenminste de volgende aspecten in zijn overwegingen te betrekken:
a. alle relevante feiten;
b. de fundamentele beginselen die betrekking hebben op de zaak in kwestie;
c. alternatieve manieren om het gedragsmatige dilemma op te lossen; en
d. de consequenties voor de eigen positie van de Registercontroller.

3.3 De Registercontroller moet bij zijn aanpak van een gedragsmatig dilemma de consequenties van alle mogelijke oplossingen in beschouwing nemen.

3.4 Als de Registercontroller niet in staat blijkt een gedragsmatig dilemma op adequate wijze op te lossen, dient hij bij zijn Werkgever om advies te vragen. Dit houdt in dat hij degenen consulteert die een taak hebben bij de governance van zijn Werkgever, waaronder de Raad van Bestuur of de Executive Directors, de Raad van Commissarissen of de Non-executive Directors, het Audit Committee, de compliance-officers en de security-officers.

3.5 De Registercontroller moet altijd zorgen voor adequate documentatie van de problematiek, de details van de gehouden discussies en de genomen beslissingen.

3.6 Als een significant gedragsmatig dilemma niet intern kan worden opgelost, moet de Registercontroller overwegen om professioneel advies van de VRC of juridische adviseurs in te winnen om een leidraad te verkrijgen voor de aanpak van het gedragsmatige conflict zonder de vertrouwelijkheid aan te tasten. De VRC heeft daartoe een vertrouwenspersoon aangesteld.

3.7 Als, nadat alle mogelijkheden zijn uitgeput, het gedragsmatig dilemma nog steeds niet is opgelost, dient de Registercontroller zo mogelijk een eind te maken aan zijn betrokkenheid bij de zaak die het dilemma heeft veroorzaakt. Dit kan inhouden dat de Registercontroller zijn Werkgever informeert dat hij onder de gegeven omstandigheden niet langer verantwoordelijk kan worden gehouden voor de taken die hebben geleid tot het dilemma. Het beëindigen van de relatie met de Werkgever, zonder te hebben geprobeerd om het dilemma op te lossen, of zonder de relevante vertegenwoordigers van de Werkgever te hebben geïnformeerd, wordt – uitzonderingen daargelaten – beschouwd als onprofessioneel gedrag.

3.8 De Registercontroller is verplicht de door hem geconstateerde inbreuken op deze Code door een andere Registercontroller op te nemen met deze Registercontroller en, indien deze Registercontroller weigert om adequate maatregelen te nemen, deze situatie onderbouwd en gedocumenteerd te melden aan de VRC.

3.9 Als de Registercontroller volgens het tuchtrecht van een andere beroepsorganisatie of door een rechtbank voorwaardelijk of onvoorwaardelijk veroordeeld is of veroordeeld is geweest in een strafzaak in zijn professionele domein, dient hij dit te melden aan de VRC.