31 augustus 2020

Het belang van integriteit tijdens de Covid-19 crisis

De Covid-19 crisis leidt tot verhoogde risico’s van fraude en onethisch gedrag. Hoe kunnen organisaties en controllers hun integriteit behouden in deze disruptieve tijd?

Wij bevinden ons in het midden van misschien wel de snelste transformatie die de mondiale economie ooit heeft ondergaan. Het coronavirus heeft er toe geleid dat miljoenen mensen niet meer kunnen werken en gedwongen worden thuis te blijven. De werkeloosheid neemt snel toe en de overheid zet alle zeilen bij om financiële en medische steun te bieden. Het is ook een tijd waarin het functioneren van organisaties op een onvoorziene en bijzondere manier getest wordt.

De verleiding in crisistijd
Werknemers over de hele wereld proberen nog steeds productief te blijven en hun werk te blijven verrichten vanuit hun eigen huis. Werkgevers maken zich zorgen over de gezondheid en veiligheid van medewerkers, maar vanzelfsprekend ook over het voortbestaan van hun onderneming. Wanneer de focus sterk ligt op het anticiperen op de crisis, misschien zelfs op overleven in de crisis, ontstaat er een context waarin ondernemingen de verleiding moeten weerstaan om in te leveren op de kwaliteit van hun controlesystemen, governance en ethische cultuur.

Frauderisico factoren nemen in crisistijd toe omdat ondernemingen en individuen meer te maken hebben met financiële druk, de mogelijkheden om fraude te plegen nemen toe wanneer interne controlemechanismes verslappen, en mensen zullen het gemakkelijker vinden om hun handelen te rationaliseren. Voor het plegen van fraude is het nodig dat deze drie elementen van de fraude-driehoek – gelegenheid, druk en rationalisatie – aanwezig zijn. Covid-19 heeft ervoor gezorgd dat deze inderdaad aanwezig zijn, en meer dan dat. Recent onderzoek laat zien dat 69% van de medewerkers denkt dat managers van hun organisatie bereid zijn niet integer te handelen om daarmee op korte termijn financieel voordeel te kunnen halen. Voor de Covid-19 crisis was dat percentage 43%.

Minder effectieve monitoring
De huidige pandemie heeft er waarschijnlijk toe geleid dat organisaties minder goed in staat zijn om effectief processen en medewerkers te monitoren en aan te sturen, waardoor er meer risico’s ontstaan op onethisch en crimineel gedrag. Het gevaar schuilt er vooral in dat verschillende lagen van het governance proces, welke voorheen effectieve controle en overzicht gaven op het gedrag van managers en medewerkers, worden versoepeld. Veelal onder het mom van het bewaren van de continuïteit van de onderneming. Tegelijkertijd komt de algemene integriteitscultuur onder druk: het doel wordt aangewend om de middelen te rechtvaardigen.

Alles wijst erop dat deze crisis zal leiden tot het verlies van honderdduizenden banen en een ernstige economische teruggang welke druk en rechtvaardiging kunnen bieden voor acties die voorheen ondenkbaar waren. Tegelijkertijd is het zo dat de nog niet eerder vertoonde financiële overheidssteun voor bedrijven en individuen, welke op korte termijn gerealiseerd zijn op basis van procedures die slechts beperkt getoetst zijn, een stevige voedingsbodem bieden voor fraude en verduistering.

Grotere risico’s cybercrime
Door de snelle overschakeling van complete bedrijfstakken naar op afstand werken, en in feite een virtuele bedrijfsvoering, is het risico van cybercrime ook toegenomen. Er komen steeds meer verontrustende berichten over phishing aanvallen en fraudeleuze verzoeken vanuit accounting of finance afdelingen of managers om rekeningen of andere financiële transacties goed te keuren.

Juist nu een integriteitsagenda
Sommigen beweren dat het nu de tijd is voor wat minder specifieke aandacht voor integriteit, omdat het overleven van ondernemingen en economisch herstel nu alle aandacht en energie nodig hebben. Het is echter een feit dat de druk van de huidige crisis, en het waarschijnlijk moeizame en langdurige herstel, juist nu het belang van integriteit in alle aspecten van een organisatie onderstrepen. Organisaties die op het gebied van integriteit leidend zijn, zullen in staat zijn zich nog meer te onderscheiden dan voorheen. Organisaties dat daar niet in slagen zullen, in ieder geval wanneer deze crisis weer geluwd is, voor ieder misbruik van vertrouwen verantwoordelijk worden gehouden door hun stakeholders.

Managers moeten daarom zorgvuldig nadenken over de vraag hoe een integriteitsagenda kan worden opgebouwd en in stand gehouden vanuit verschillende perspectieven, zoals cultuur, governance, controles en procedures. Daarbij komen een aantal belangrijke vragen aan de orde, zoals:

  • Is sturing op gewenst gedrag helder, consistent en adequaat gecommuniceerd?
  • Wat kan er nog meer gedaan worden om de goed voorbeeldgedrag te bekrachtigen?
  • Wanneer er banen verloren zijn gegaan, is de (her)verdeling van werk nog steeds effectief en heeft management begrip voor de noodzaak tot verhoogd toezicht en evaluatie in de overgangsperiode?
  • Wanneer financiële doelen waarschijnlijk niet meer worden gehaald, wat leidt tot nieuwe financiële of ethische dilemma’s, wat kan er dan gedaan worden om financials nog steeds de juiste beslissingen te laten maken?
  • Wat kan er gedaan worden om mensen, onder druk van de crisis, niet in de verleiding te brengen om het niet zo nauw te nemen met ethische uitgangspunten?

Uiteindelijk zal ook deze crisis weer voorbij gaan. De overgrote meerderheid van organisaties zal alles in het werk stellen om op effectief te reageren op de huidige problemen en om klanten, leveranciers en medewerkers respectvol te behandelen. Toch is het van groot belang dat organisaties oog blijven hebben voor de belangen van alle betrokken stakeholders en zich af blijven vragen wat nodig is om zich ethisch te blijven gedragen, nu en in de toekomst.

Wanneer de huidige noodmaatregelen langzamerhand zullen afnemen en de concurrentie zich opnieuw zal herpakken, zal de maatschappelijke aandacht voor verantwoordelijke ondernemingen sterker zijn dan ooit. Zonder stilte staan over het soort van bovengenoemde vragen, zal het heel moeilijk zijn om een integere cultuur te handhaven. Het is juist nu de tijd om goed na te denken over integriteit en om hoge ethische standaarden te hanteren. Het is nu de tijd om de potentiele ethische risico’s die de huidige crisis met zich meebrengt te onderkennen, om zich voor te bereiden op het fundament voor hernieuwde groei welke verankerd moet zijn in een stevige integriteitscultuur.

De auteur
Dr. Raymond Zaal MBA is gepromoveerd op onderzoek naar oorzaken van onethisch gedrag in de bancaire sector. Dhr. Zaal is verbonden aan de Rijksuniversiteit Groningen als universitair docent op de onderwerpen Business Ethics, Integrity Management en Financieel Management. Daarnaast is hij research fellow verbonden aan Nyenrode Business Universiteit.

Zoek een RC